Kurzbeschreibung

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VORWORT / KURZBESCHREIBUNG

Mit der komplett neu entwickelten Version 4 der iNoRisk App haben wir, das Entwickler-Team weiterführende Verbesserungsvorschläge unserer Anwender umgesetzt.

Eine angepasste, modernisierte Darstellung, eine Lizenzierung mit individuellen Nutzungsrechten, höhere Verschlüsselung für noch mehr Datensicherheit und der modulare Aufbau sind dabei nur ein paar Eckpunkte.

Die deutsche Version berücksichtigt selbstverständlich die wesentlichen Rechtsgrundlagen, Verordnungen, Normen und Richtlinien zur Dokumentation.

Die weltweit bis Ende 2018 auf englisch und deutsch verfügbare internationale Version ist prinzipiell gesetzesneutral aufgebaut, basiert aber auf der Grundlage zur Einhaltung der Richtlinie 89/391/EWG und des Standards OHSAS 18001, zukünftig ISO 45001.

Ab spätestens 2019 soll es eine länderspezifische Version für Österreich und nachfolgend auch für die Schweiz geben.

Die Regalprüfung ist gem. den Forderungen der EN 15635 aufgebaut.

Bei vollständig lizenziertem Funktionsumfang beinhaltet die iNoRisk 4.0 z.B. folgende Bereiche:

  • Ausgabe eines Mandanten-Stammblatts
  • Individuelle Titulierung der Dokumentenköpfe
  • Umfangreiche betriebsspezifische Gefährdungsbeurteilungen und Fragenkataloge
  • Regalprüfungen nach DIN EN 15685
  • Strukturierte Jahrs- und Statusberichte
  • Risikobewertung vor und nach Umsetzung von Massnahmen
  • Berücksichtigung der Gefährdungs- und Belastungsfaktoren
  • Unterweisungsdokumentation mit digitaler Unterschrift
  • Sitzungsdokumentation
  • Berücksichtigung des Mutterschutzes
  • Gefährdungsbeurteilungen zu psychischen Belastungen
  • Checklisten zum GDA-OrgaCheck
  • Erfassung der Betreuungs- und Beratungszeiten bzw. Leistungen
  • Export und Import selbst erstellter Fragenkataloge
  • uvm.

Ab Ende 2018 werden successive auch arbeitsmedizinische Pflichtdokumentationen ergänzt.

Lizenznehmer die nachweislich Arbeitsmediziner oder Betriebsarzt sind, erhalten auf Anfrage und Prüfung unsererseits eine kostenfreie Lizenz für jeweils ein Jahr.

Optional können registrierte Dienstleister bzw. speziell lizenzierte Anwender die App auch an das serverbasierte Portal „Port.AS“ oder an „Medisoft BASIS“ anbinden lassen. Darin können z.B. Dokumente abgelegt werden, Prozesse und Verfahren zur Betreuung angewendet und Vorlagen abgerufen werden. Port.AS richtet sich dabei vorwiegend an QM-orientierte Unternehmen, die pragmatisch, rechtssicher und mit bestmöglichem Preis- Leistungsverhältnis ihre Organisationspflicht nach ArbSchG und DGUV Vorschrift 1 und 2 etc. erfüllen möchten. BASIS hingegen ist ein CRS System für Dienstleister, die Aufträge im Sinne ihrer Kunden möglichst transparent und „sauber“ abwickeln möchten.

Zielgruppen der iNoRisk Anwendungen sind demnach Berater, Auditoren, Fachkräfte, sicherheitstechnische und arbeitsmedizinische Dienste aber auch Unternehmer und interne Mitarbeiter, die sich mit dem Arbeits- und Gesundheitsschutz und/oder Regalprüfungen beschäftigen.

Prinzipiell lohnt sich die Nutzung der App für alle Personen, die durchschnittlich monatlich mehr als eine Stunde Zeit damit einsparen, wenn sie die iNoRisk 4.0 regelmässig einsetzen. Dies ist bereits bei nur 1/2 Tag pro Monat realistisch. Alleine die strukturierte Themenvielfalt und die schnelle, übersichtliche Dokumentation ist effektiver als fast alle anderen Bearbeitungsformen.

EINFÜHRUNG UND STORE BESCHREIBUNG

Wie gehabt, führt die modular aufgebaute iNoRisk-Applikation bzw. die Module Sie als Anwender leicht durch die komplexen Fragestellungen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes (A+G). Ob Unternehmer, Fachkraft, Betriebsarzt, Sicherheitsbeauftragter, interne und externe Auditoren oder sonstige mit dem A+G befasste Person; das Ergebnis der Anwendung soll eine umfassende, übersichtliche und verständliche Dokumentation sein, die Ihnen hilft, die ermittelten Themen zu regeln und abzuarbeiten.

Wir empfehlen bei der ersten Anwendung, die Hauptansicht von oben nach unten zu bearbeiten.

Erst nach Eingabe (oder Synchronisation bei Portalkunden) der Stammdaten kann mit den Checklisten und den Protokollen begonnen werden, da die Auswertungen immer individuell sind und als Dokument gespeichert und verschickt werden können.

Sämtliche verfügbaren Module können über die Lizenzierung oder größtenteils in der Store Version auch über In-App Käufe erweitert werden.

RECHTSLAGE

Am Beginn jeder Beurteilung steht die Auswahl der Rechtslage. Sie dient dazu, für die zu beurteilende Betriebsstätte Gesetze und Verordnungen auszuschließen, die nicht relevant sind. Beispielsweise wird das Medizinprodukte-Gesetz (MPG) primär im Gesundheitswesen angewendet, während das Infektionsschutzgesetz in Küchen oder in der Abfallbeseitigung und in Kläranlagen eine Rolle spielt und aktiviert bleibt. Falls Sie sich mit der Auswahl bzw. der Aktivierung oder Deaktivierung unsicher sind, lassen Sie die Vorgabe einfach eingeschaltet. Bei den späteren Fragestellungen in den Checklisten können Sie sich immer noch für eine Beantwortung entscheiden, aus der keine Maßnahme resultiert.

Die Auswahl der Rechtsgrundlagen dient außerdem Ihrem Rechtskataster als Ergänzung und hilft, die aushangpflichtigen Gesetze individuell für Ihren „Betrieb“ zu definieren.

ORGANISATIONSFRAGEN

Die Grundfragen der Organisation dienen der Ermittlung der Anforderungen im Arbeits- und Gesundheitsschutz.

Der daraus resultierende Organisationsplan ist ein wesentliches Dokument für jeden Unternehmer bzw. jede Führungskraft. Üblicherweise wird bei Behördenbesuchen, nach Unfällen oder berufsbedingten Erkrankungen sowie bei Zertifizierungen immer nach der Organisation gefragt. Der mit dieser Applikation erstellte Organisationsplan (Maßnahmenplan) ist dabei ein Nachweisdokument und sollte unbedingt zeitnah umgesetzt werden, wenn daraus Maßnahmen resultieren.

In der deutschen Version kann stattdessen auch der GDA OrgaCheck angewendet werden.

PFLICHTENÜBERTRAGUNG UND BETRIEBLICHE BEAUFTRAGTE

Ein wesentlicher Bestandteil einer effektiven Organisation ist die Benennung der mit dem Arbeits- und Gesundheitsschutz befassten Personen. Sowohl für die Auswahl in der Dokumentation als auch für den Statusbericht können hier die relevanten Personen erfasst werden. Die Angabe aller Kontaktdaten erleichtert die Abstimmung und Kommunikation mit den entsprechenden Personen.

Ein Stammdatenblatt kann als Übersicht ausgegeben werden. Außerdem fließen auch diese Angaben in die Langversion des Statusberichts ein.

ERFASSEN UND BEURTEILEN

THEMEN DER GRUNDBETREUUNG

Wenn die Organisationsfragen geklärt sind, ist die Gefährdungsbeurteilung die nächst feinere Stufe der Befragungen. Wir haben versucht, als Antwort immer eine klare Maßnahme bzw. ein Schutzziel zu definieren. Die Farbgebung (Rot, Gelb und Grün) soll die Auswahl der Beantwortung erleichtern.

Soll oder muss ein Bereich komplett nicht beurteilt werden, kann er über den Button „Bereiche ein/aus“ deaktiviert werden. So kann z.B. der Datenschutz vorerst ausgeschaltet, zu einem späteren Zeitpunkt aber einzeln beurteilt werden.

Als Art der Maßnahme definieren Sie bitte jeweils Technisch, Organisatorisch oder Persönlich, sowie als Priorität 1 (hoch), 2 (mittel) oder 3 (niedrig) für die Dringlichkeit zur Umsetzung. Als Begrifflichkeit haben wir uns an Qualitätsmanagementsystemen (QM) orientiert und Abweichung, Feststellung und Hinweis benutzt.

Beispiel 1: Ist ein Feuerlöscher zur Prüfung überfällig, wäre eine technische Maßnahme (T) mit Priorität 2 (Feststellung/Mittel) denkbar. Wurden die Feuerlöscher hingegen seit vielen Jahren nicht mehr geprüft, kommt die Beantwortung organisatorisch (O) mit Priorität 1 (Abweichung/Hoch) in Frage.

Beispiel 2: Persönliche Schutzausrüstungen (PSA) wie Schutzbrille oder Sicherheitsschuhe werden vom Arbeitgeber gestellt, vom Mitarbeiter aber nicht benutzt. Betrifft dies alle Mitarbeiter, ist es eher eine organisatorische Frage und eine Abweichung; betrifft es einen besonders beratungsresistenten Mitarbeiter, ist es eine persönliche Maßnahme als Feststellung und bei wiederholter Feststellung als Abweichung. Anmerkungen dienen der genaueren Information zur Beurteilung, z.B. Standort, Mitarbeiter, Betriebsteil.

Die optionale Risikobewertung nach Nohl vor und nach Umsetzung einer Maßnahme verfeinert die Gefährdungsbeurteilung.

Die Umsetzung „durch“ und „bis“ ist extrem wichtig, da der für die Maßnahme verantwortliche Mitarbeiter (meist der jeweilige Vorgesetzte) bestimmen muss, wer die Maßnahme bis wann erledigt. Ohne diese Vorgabe erleben wir immer wieder, dass die Maßnahmenpläne unbearbeitet liegen bleiben und die Umsetzungspunkte meist erst bei der nächsten Gefährdungsbeurteilung oder gar erst bei einem Vorfall bearbeitet werden.

Hinweis für Unternehmer: Die Festlegung der Fristen und die Definition der umsetzenden Person obliegt immer der zuständigen Führungskraft im Unternehmen. Gute Berater, Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Betriebsärzte unterstützen mit Rat und Tat bei der Umsetzung. Die Verantwortung und damit die Haftung bei ungenügender Umsetzung oder gar Unterlassung bleibt jedoch immer beim Unternehmer bzw. seiner Führungskraft.

Nach der kompletten Bearbeitung aller Fragen können Sie die Dokumentation als PDF versenden, speichern oder bei Datenbankanbindung auf dem Server ablegen.

Die Ergebnisse sind getrennt als Gefährdungsbeurteilung und als Korrektur- und Vorbeugemaßnahmenplan angelegt:

Die Gefährdungsbeurteilung dient als Checkliste zur Abfrage der konkreten Anforderungen im Arbeits- und Gesundheitsschutz.

Der Korrektur- und Vorbeugemaßnahmenplan (KVM) ist das Ergebnis aus einer Gefährdungsbeurteilung, einer Besprechung oder einer Begehung, in diesem Fall aus der Gefährdungsbeurteilung.

Um die Bearbeitung zu erleichtern, bietet die App auch eine Kurzversion an. Behörden und Institutionen sollte aber möglichst die komplette Gefährdungsbeurteilung in der Langversion vorgelegt werden.

Die nun ermittelte Dokumentation dient zur übersichtlichen Bearbeitung der erforderlichen Maßnahmen und legt fest, wer, wie, bis wann, was zu erledigen hat. Die offene Spalte zur Wirksamkeitskontrolle dient der Überwachung, ob die Punkte abgearbeitet sind, da eine Nichtbearbeitung zu Unfällen, Erkrankungen und häufig auch zu Organisationsverschulden und damit zu persönlicher Haftung führen kann. Daher ist zu empfehlen, einen Ausdruck des jeweiligen Maßnahmenplans den verantwortlichen Mitarbeitern vorzulegen.

Die Gefährdungsbeurteilung ist ein Instrument bzw. Werkzeug, um die wesentlichen Aspekte im Bereich des Arbeits- und Gesundheitsschutzes übersichtlich abzufragen. In Form von Checklisten lässt sich meist leichter ausschließen, dass Bereiche vergessen oder nicht bearbeitet werden. Die Form der Gefährdungsbeurteilung ist nicht genauer definiert und soll primär zum Ziel führen, Unfallgefahren, Erkrankungsrisiken sowie Haftungsrisiken auszuschließen oder zumindest zu verringern. Das Ergebnis wird in dem mehrfach benannten Maßnahmenplan (auch KVM genannt) festgehalten.

THEMEN DER BETRIEBSSPEZIFIK

Themen der Grundbetreuung und Auslösekriterien bzw. Bereiche der betriebsspezifischen Betreuung werden getrennt aufgeführt und sind so übersichtlicher zu beurteilen.

Bei der allgemeinen Gefährdungsbeurteilung, gedacht für die erste Betreuung einer neuen Betriebsstätte

oder eines neuen Kunden, sind alle Bereiche aktiviert und können individuell deaktiviert werden, wenn sie später oder gar nicht beurteilt werden sollen oder müssen. Bei der Betriebsspezifik sind alle Bereiche deaktiviert und können pro Beurteilung und beispielsweise Tätigkeitsfeld individuell aktiviert werden.

Eine vorgeschlagene Risikobewertung vereinfacht die Beurteilung, kann aber jederzeit angepasst werden.

TÄTIGKEITSSPEZIFISCHE GEFÄHRDUNGSBEURTEILUNG

Dieses Modul befindet sich in der Weiterentwicklung und ist langfristig für ein Update vorgesehen.

Um die Beurteilung einzelner Arbeitsbereiche oder gar die personenbezogenen Gefährdungsbeurteilungen so effektiv wie möglich zu erstellen, können in diesem Bereich über eine Matrix individuelle Dokumentationen erstellt bzw. zusammengefasst werden. Alle dem jeweiligen Arbeitsbereich zugeordneten und bereits durchgeführten Beurteilungen werden je nach Aktivierung herangezogen und führen so zu einer tätigkeitsspezifischen oder sogar zu einer personenbezogenen Gefährdungsbeurteilung.

SPEZIFISCHE AUDITS UND EIGENE FRAGENKATALOGE

Mit den Fragenkatalogen und individuellen Audits waren wir einem Wunsch vieler Anwender nachgekommen, eigene Audits bzw. Gefährdungsbeurteilungen eingeben zu können. Prinzipiell eignet sich die Formvorlage gleichermaßen für QM Audits aller Normen als auch für nicht standardisierbare oder zu sachbezogene arbeitsplatz- oder personenbezogene Gefährdungsbeurteilungen. Eine einmal erstellte Frageliste kann für alle Mandanten / Kunden angewendet werden und seit Version 3 auch exportiert und importiert werden.

Der Export generiert einen Mailanhang, den man an andere iNoRisk Anwender senden kann. Wenn man den Anhang in der Mail auf dem Gerät, auf welchem die iNoRisk App installiert ist anklickt (etwa 3 Sekunden antippen), kann über das öffnen in“ Fenster und der Auswahl der iNoRisk App der Fragenkatalog eingefügt werden.

Diese Funktion bietet sich für Teams an, die mit einheitlichen Dokumenten arbeiten und somit nicht jeder die gleichen Eingaben an seinem Gerät durchführen muss (erneute Zeiteinsparung).

Der Kauf von zusätzlichen, fertigen Fragenkatalogen ist in weiteren Updates geplant und Anfragen zu bestimmten Themen werden gerne aufgenommen, wenn sie für viele Anwender von Interesse sind.

Uns übermittelte Excel Tabellen mit interessanten Vorlagen ergänzen wir, wenn sie redaktionell geprüft wurden.

Erforderliche Spalten sind:

  • Titel
  • Bereich / Thema
  • Fragestellung
  • Rechtsgrundlage
  • Antwort / Vorschlag

Eine Garantie zur Integration übernehmen wir jedoch nicht für alle eingereichten Tabellen.

DOKUMENTATION UND PROTOKOLLE

Zur Abrundung der Pflichtdokumentation können Unterweisungen und Sitzungen erfasst werden. Die Unterschriftslisten können fotografiert oder aus den gespeicherten Fotos importiert werden. Zusätzlich ist eine digitale Unterschrift der Teilnehmer möglich.

Sofern ein Beamer und ein Adapter oder eine Bildschirmsynchronisation vorliegt, kann die Sitzungsprotokollierung während der Sitzung von allen Teilnehmern verfolgt, inhaltlich abgestimmt und mit Beendigung gleich an alle Teilnehmer verschickt werden. Somit kann die Sitzungsdokumentation vor dem Teilnehmer am jeweiligen Arbeitsplatz vorliegen, was die meisten Kunden bisher sehr beeindruckend fanden.

Die Leistungsbestätigung ist der Abschluss einer Beratung, Betreuung oder Sitzung. Da häufig eine Nachweispflicht der getätigten Leistungen benötigt wird, haben wir ermöglicht, sich vom Kunden bzw. von dem „Beurteilten“ oder „Geschulten“ eine Bestätigung geben zu lassen. Mit dem Finger einzugeben, kann sogar eine Unterschrift das Dokument abschließen. Auch hier ist wie gewohnt der Formularversand als Mail möglich. Nach Unterschrift wird die Leistungsbestätigung schreibgeschützt und kann nicht mehr verändert werden. Liegen Eingabefehler vor, kann sie gelöscht und neu erstellt werden.

Der Leistungsnachweis ist als internes Dokument gedacht, um Einsatzzeiten der jeweiligen Betreuungstermine festzuhalten. Die Erhebung erleichtert die Verfolgung von „Soll-„, „Ist-“ und „Restzeiten“ gem. DGUV Vorgaben.

Bei Portalkunden fliesst die Erfassung direkt in die Datenbank bzw. Kundenverwaltung ein, von wo Innendienst, Aussendienst und Kunden entsprechend festgelegter Rechtestrukturen Daten einsehen und/oder bearbeiten können.

STATUSBERICHT

Der Jahresbericht oder Statusbericht ermöglicht eine Zusammenfassung aller Betreuungsinhalte innerhalb eines bestimmten Betreuungsintervalls. Grundlage ist die Dokumentationspflicht u.a. aus der DGUV Vorschrift 2. Der Bericht in einer Kurz- und Langfassung vorgesehen.

Er beinhaltet z.B.:

  • Deckblatt mit Kundendaten
  • Liste der Beauftragten Personen
  • Status Kundenzufriedenheit
  • Anzahl der durchgeführten Gefährdungsbeurteilungen
  • Anzahl der beurteilten Gefährdungen
  • Anzahl der erfassten Massnahmen
  • Anzahl der Begehungen, ASA Sitzungen und Unterweisungen
  • Liste der Leistungsbestätigungen

Zusätzlich in der Langversion die Liste des Erledigungsgrads der Massnahmen eingeteilt in fällig, überfällig und erledigt

Der Bericht lässt sich wie alle Berichte exportieren.

Port.AS

Als internes Browserfenster haben wir ein mögliches Login direkt aus der App heraus bereitgestellt (Funktioniert nur bei mobilem Datenzugriff und WLAN).

Ebenfalls im internen Browser kann ein Aufruf von www.rechtliches.de erfolgen. Dort finden Sie eine umfassende Vorschriftensammlung die bei einer schnellen Recherche hilfreich sein könnte.

TEXTBAUSTEINE

In diesem Modul ist es möglich, die Textbausteine für Maßnahmen und Mail-Anschreiben zu editieren. Sie können so Ihre eigenen Texte vorsehen und jederzeit anpassen.

NACHWORT

Entwickelt wurde die Software im Hinblick auf die Möglichkeiten des iPad. Die Erweiterung auf eine „universal App“ zur gleichzeitigen Nutzung auf dem iPhone bzw. iPod touch wird im laufe des Jahres realisiert.

Die Zeitersparnis durch die potentiell vor Ort fertigzustellende Dokumentation ist so immens, dass wir aus eigener Erfahrung sagen können, die Lizenzierung amortisiert in der Regel bereits im ersten Monat der Nutzung. Eine Nachbearbeitung im Innendienst kann so weit reduziert werden, dass man sich dort beispielsweise mehr um den Vertrieb oder um Zusatzleistungen kümmern kann – oder wie wir es tun, am Wochenende ein bisschen mehr Freizeit mit der Familie statt mit „Berichte schreiben“ im Büro verbringen kann.

In diesem Sinne viel Spaß und Erfolg mit der Anwendung; unser Team freut sich auch weiterhin über positive Rückmeldungen sowie natürlich auch über konstruktive Kritik, da wir iNoRisk stetig weiter entwickeln. Als regelmäßiges Update ist eine Synchronisierung von Portal-Daten, die Ergänzung von immer mehr individuellen Fragenkatalogen und die Erweiterung sowie Aktualisierung der Regelwerke geplant.

Für die Ermittlung von Einsatzzeiten, der sich daraus ergebenden Kosten für eine sicherheitstechnische und arbeitsmedizinische Betreuung, der benötigten Anzahl von Feuerlöschern oder zu Fragestellungen zur Erste Hilfe möchten wir die früheren Funktionen der App „DGUV V2 ++“ als Modul ergänzen. Eine weiterführende Beschreibung folgt zum Zeitpunkt der Integration dieser Funktionen.

HAFTUNGSAUSSCHLUSS

Die vorliegende Applikation dient der Unterstützung von Unternehmen und Fachkräften, sie erhebt dabei jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Somit haftet der Urheber nicht für die mit der Applikation in Verbindung stehenden Feststellungen, Maßnahmen, Entscheidungen oder deren Folgen des nutzenden Unternehmens bzw. der Fachkraft.

Ein ärztliches und aus Fachkräften bestehendes Team hat nach bestem Wissen und Gewissen die nach unserer Einschätzung wichtigsten Fragestellungen im Arbeits- und Gesundheitsschutz zusammengefasst. Wir sind bestrebt über Updates die Rechtsgrundlagen und Fragestellungen möglichst aktuell zu halten. Ein Rechtsanspruch auf die Updates besteht jedoch nur im Rahmen der Lizenzierung.

Die Programmgruppe der iNoRisk© ist urheberrechtlich geschützt. Die Nutzung der Inhalte durch Dritte ist nur mit ausdrücklicher und schriftlicher Genehmigung des Urhebers Alexander J. Krautschneider erlaubt. Eine Zuwiderhandlung wird gem. Bundes- bzw. Landesrecht zivilrechtlich und ggf. strafrechtlich verfolgt.